Hoe functioneel applicatiebeheer de FG kan helpen

Er was eens… een beleidsmedewerker bij een zorginstelling die beter wilde inspelen op de religie van de cliënten. Welke geloven hebben we eigenlijk in huis, vroeg zij zich af. En zo kwam ze bij de functioneel applicatiebeheerder van het elektronisch cliëntendossier (ECD). Die ging enthousiast aan de slag om deze informatie uit alle cliëntdossiers te selecteren. Goed bedoeld, want we willen de meest persoonlijke zorg leveren. Maar is het ook handig om dit zo te doen? Religie is een bijzonder persoonsgegeven waarvan de verwerking verboden is volgens de AVG. Weten ze dat dan niet?  

Functioneel applicatiebeheer (FAB) als toegangspoort naar alle cliëntgegevens

De poort naar alle informatie in het ECD, zo kun je functioneel applicatiebeheer wel zien. Zij hebben kennis van wat er in het systeem zit. Zij maken de gegevens toegankelijk voor iedereen die dat nodig heeft. Dat gaat via het inrichten van autorisaties, maar bijvoorbeeld ook door het definiëren van schermen en rapporten –  hoeveel gegevens worden er wel niet geëxporteerd uit het ECD… Als er wijzigingen in het systeem zijn weten applicatiebeheerders van de hoed en de rand. Als je wilt dat privacy by design blijvend werkt, dan moet je bij iedere vraag/wijziging kijken wat de implicaties zijn voor de privacy van zowel cliënt als medewerker. Bij grote wijzigingen doe je een DPIA (dataprotectie-impact-assessment). Maar ook kleinere wijzigingen hebben gevolgen. Hier moet functioneel applicatiebeheer de verantwoordelijkheid nemen om dit te beoordelen. Daar moet je wel gevoel voor hebben. Maar ook kennis van wat de AVG eigenlijk vraagt op zaken als dataminimalisatie, doelbinding, juistheid van gegevens en passende beveiliging. Deze aspecten op het netvlies bij FAB zorgt voor blijvende borging van de AVG.  

FAB doorbreekt de eenzaamheid van de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG)

Als start zijn veel FG’s in de zorg aan de slag gegaan met de implementatie van de AVG. Als FG moet je toezicht houden, maar toen er niets geregeld was viel er ook weinig toezicht te houden. Nu inmiddels bij de meeste zorginstellingen de implementatie een eind op streek is, is het tijd dat de FG zich meer gaat richten op zijn wettelijke taak van toezicht en advies. Daarvoor is het noodzakelijk dat er op kernposities in de organisatie kennis van de AVG aanwezig is. Mensen op deze posities kunnen op het juiste moment de noodzaak van gegevensbescherming ter sprake brengen. Maar zij zijn ook de ogen en oren van de FG in de organisatie, zij verschaffen de FG informatie wat er speelt. Een FG kan nu eenmaal niet overal zijn. Veel FG’s voelen zich alleen staan in hun taak. Is het dan niet fijn als er gelijkgestemden zijn binnen de organisatie, die helpen bij implementatie en signalering? Daarmee gaat het volwassenheidsniveau op privacymanagement met sprongen omhoog.  

Diversiteit als probleem of als oplossing

Mensen op de positie van functioneel applicatiebeheer hebben heel diverse achtergronden. De een komt uit de zorg, de ander heeft meer een IT-achtergrond, komt uit kwaliteitsmanagement of heeft heel andere ervaring. Dat is heel waardevol omdat het zorgt voor een diverse blik bij het beheren van het ECD. Zoals veel mensen die in de zorg werken, zijn ook functioneel applicatiebeheerders vaak behulpzaam. Zij willen het de gebruikers zo makkelijk mogelijk maken. Een heel goed streven natuurlijk! Maar dit moet wel binnen de bestaande kaders van de eigen zorginstelling én wet- en regelgeving. Een van die wetten die hierbij belangrijk zijn is de AVG. Applicatiebeheerders werken altijd met de gevoelige gegevens van cliënten, waarop de AVG van toepassing is.  

Wat weet de functioneel applicatiebeheerder van de AVG?

Door de diverse achtergronden van functioneel applicatiebeheerders zijn zij vaak ook divers opgeleid. Kennis van informatiebeveiliging en privacy is meestal niet of maar beperkt aan bod gekomen in de opleiding. Terwijl dit een steeds belangrijker rol speelt. Voor alle medewerkers is een opleidingsbudget beschikbaar. Goed opgeleide medewerkers voelen zich zelfverzekerd en hebben meer plezier in hun werk. Als zij een opleiding mogen volgen voelt dat ook als waardering van de werkgever voor de medewerker.

Vaak denken mensen dat een opleiding over de AVG saai en juridisch is. Dat is helemaal niet nodig! Het onderwerp staat dichter bij de mensen dan ze zelf vooraf denken. Bij PrivacyLab geven we trainingen waarbij je op actieve en creatieve wijze wordt meegenomen in de privacywereld. Hiermee bezig zijn is interessant en geeft het gevoel te werken aan de doelen van de zorginstelling. Cliënten willen dat hun gegevens veilig zijn en dat de juiste gegevens beschikbaar zijn daar waar nodig. Functioneel applicatiebeheerders zorgen zo voor cliëntvertrouwen en dragen bij aan goede zorg!

Een werkvorm met functies en rollen….

Wil je meer weten over hoe PrivacyLab functioneel applicatiebeheerders kan opleiden? Download hier de gratis checklist ECD & AVG en lees over de training ECD & AVG.   Deel alsjeblieft dit artikel, zodat ook de mensen in jouw netwerk hiervan kunnen profiteren. (sharebuttons zonder third-party tracking)

[learn_press_profile]