Spelvormen en discussies in werkoverleggen

Levend houden van het onderwerp privacy en informatieveiligheid is lastig in de zorg. Je hebt een campagne gehouden. Voor zoiets was iedereen nog wel te porren. Maar daarna gaan we weer over tot de orde van de dag en verdwijnt het prille bewustzijn naar de achtergrond, laat staan dat gedrag verandert. Gelukkig zijn er genoeg mogelijkheden om dat wegzakken te voorkomen.

Als je een bewustwordingsprogramma opzet, dan doe je dat op basis van onderzoek wat specifiek in jouw organisatie nodig is. Welke risico’s, wat is het gewenste gedrag, welke doelgroepen, welke activiteiten, overal denk je over na. Dan moet je juist voor ná een campagne ook activiteiten plannen. En dat doorzetten blijkt lastig voor veel organisaties.

Wat ook lastig is, is het bereiken van alle mensen, op een manier die bij al die mensen past. Er werken binnen je organisatie veel verschillende mensen met verschillende achtergronden en verschillende redenen om bepaald gewenst gedrag niet te vertonen. Daarom is het belangrijk om verschillende soorten activiteiten op te nemen in je programma. Wat bij de een niet aanspreekt, past juist bij de andere collega of andere doelgroep. Met doelgerichte variatie bereik je resultaten.

Werken aan bewustwording: onderdeel van de focusgebieden “Verkennen” en “Basis leggen”

Bewustwording staat centraal in de focusgebieden “Verkennen” en “Basis leggen” van het Security Behavior Maturity Model. Met dit model plaats je al je activiteiten in een goede structuur en kun je steeds bepalen wat voor jou goede volgende stappen zijn. Bewustwording zorgt ervoor dat het onderwerp onder de aandacht komt en blijft, en legt een basis voor daadwerkelijke gedragsverandering. Lees hier meer over het Security Behavior Maturity Model.

Aandachtsfunctionaris: schakel tussen werkvloer en privacy- of informatiebeveiligingsexpert

Dicht bij alle mensen op de werkvloer weet je het beste wat er leeft en kun je de meest toepasselijke acties uitvoeren en passende informatie geven. Een privacy-officer, security-officer, functionaris voor gegevensbescherming (FG) of communicatieadviseur, wie er ook verantwoordelijk is voor bewustwording en gedrag, kan nooit overal zijn en kan dus niet weten wat er speelt. Een mooie schakel zijn ambassadeurs. Soms heten deze mensen taakhouder, aandachtsfunctionaris, rolhouder of nog iets anders. Teamleiders of digicoaches krijgen deze taak ook wel eens toegewezen. Ik kies in dit artikel verder voor de algemene benaming: ambassadeurs. Zij worden aangewezen, of beter nog: kiezen voor die rol, om binnen het team de aandacht voor privacy en informatieveiligheid levend te houden. Met een netwerk van ambassadeurs dring je door tot alle hoeken van de organisatie. Daarbij hebben ambassadeurs een voorbeeldrol en geven zij informatie aan hun collega’s. Maar het is tweerichtingsverkeer: zij informeren ook de security-officer, privacy-officer of FG over waar mensen tijdens hun werk tegenaan lopen. Dat is zo waardevol!

Ambassadeurs moeten ook hulp krijgen

Enthousiasme is het belangrijkste voor ambassadeurs. Maar zij moeten wel vanuit de organisatie gefaciliteerd worden. De taken die een medewerker als ambassadeur moet uitvoeren, komen bovenop de taken van zijn eigenlijk functie: zorg voor de patiënt/cliënt. Aandachtsfunctionarissen zijn er voor medicatie, financiën/kas, BHV, ICT, vrijwilligers/netwerk, roosters, kwaliteit, facilitair, noem maar op. Om het hanteerbaar te houden hebben aandachtsfunctionarissen/ambassadeurs dus hulp nodig.

Een training bij de start helpt bij het vergroten van kennis en motivatie. En daarna krijgen zij de opdracht om het onderwerp in hun team te adresseren. Maar hoe dan? Als je ambassadeurs daar niet goed bij helpt, zakt ook bij hen het enthousiasme en al gauw gaat iedereen door met het dagelijks werk. Leg deze mensen in de watten, bijvoorbeeld met periodiek een bijeenkomst waar ze weer inspiratie opdoen. Ze onderhouden zo hun kennis en kunnen met elkaar bespreken waar ze tegenaan lopen. Een attentie op zijn tijd is ook fijn.

Een aanvullende manier om ambassadeurs te ondersteunen is om te zorgen dat zij materialen hebben om het onderwerp in hun team te bespreken. Als posters een onderdeel zijn van jullie campagne is het niet zo moeilijk om die als aanleiding voor steeds een kort gesprek in het werkoverleg te nemen. Je ondersteunt de ambassadeur met achtergrondkennis en eventueel tevoren opgestelde vragen voor het team, en zo is het onderwerp weer even onder de aandacht.

Wat in ieder geval werkt is regelmatig in het werkoverleg in korte tijd een informatiebeveiligings- of privacy-onderwerp bespreken.

Een voorbeeld van een andere werkvorm zijn discussiekaartjes. Die kunnen gaan over welke informatie er “rondslingert” op de werkplek of over andere zaken waar medewerkers in hun dagelijkse praktijk tegenaan lopen. Je kunt in groepjes over verschillende kaartjes discussiëren of ieder werkoverleg afsluiten door met z’n allen kort één kaartje te behandelen. En dan concreet afspraken te maken hoe jullie voortaan met de besproken situatie omgaan.

De Privacyset van PrivacyLab is een verzameling van vijf werkvormen, speciaal ontwikkeld voor gebruik in zorgteams, om privacy levend te houden. Met de werkvormen uit de Privacyset kun je op een speelse manier privacy-onderwerpen bespreken in het team. Alles is uitgebreid getest in zorgteams en bijgeschaafd op basis van de evaluaties. Met de Privacyset ondersteun je ambassadeurs om hun taak goed uit te voeren. Op een leuke manier houd je het onderwerp levend bij alle medewerkers.

Lees hier meer over de Privacyset.

Als jij nog andere voorbeelden hebt van acties voor het blijven agenderen van het onderwerp, laat dat dan weten in de commentaarregels hieronder. Zo kunnen we elkaar inspireren.